Chi phí của phần mềm quản lý quán cafe khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn cần. Một số hệ thống quản lý quán cafe gọn nhẹ sẽ yêu cầu các vấn đề đầu tư trả trước rẻ hơn, trong khi các công cụ mạnh hơn có thể kêu gọi đầu tư với chi phí lớn hơn khi bạn bắt đầu hoạt động. Phần cứng bổ sung, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc máy tính tiền, cũng sẽ thêm vào chi phí.
Chi phí của phần mềm quản lý quán cafe khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn cần
Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Theo iPOS.vn – Công ty sở hữu sản phẩm phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay thì phần mềm quản lý quán cafe có định nghĩa:
Phần mềm quản lý quán café là phần mềm cho phép bạn thực hiện các nghiệp vụ như: order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán… Ngoài ra có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên, thu thập và chăm sóc hội viên, theo dõi các hoạt động từ xa mọi lúc mọi nơi.
Các loại cấp phép thường đi kèm với phần mềm quản lý quán cafe.
Việc tìm kiếm các phần mềm quản lý quán cafe với mức giá phù hợp với ngân sách cũng là một yếu tố quan trọng. Có một vài yếu tố cần lưu ý khi bạn xem xét các tùy chọn giá: loại giấy phép, chi phí hệ thống POS của quán cafe và bất kỳ chi phí bổ sung nào bạn có thể phải chịu khi lắp đặt và sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Chi phí của hệ thống quản lý quán cafe của bạn trước tiên sẽ phụ thuộc vào loại giấy phép:
- Cấp phép vĩnh viễn có nghĩa là một khoản phí lớn được trả trước để sử dụng phần mềm vô thời hạn. Điều này dẫn đến chi phí định kỳ thấp hơn, mặc dù chi phí ban đầu cao hơn.
- Cấp phép đăng ký cho phép bạn trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm nhỏ hơn khi bạn sử dụng dịch vụ. Chi phí trả trước thấp hơn, nhưng chi phí định kỳ cao hơn.
Một lưu ý, cả hai khoản phí có xu hướng bằng nhau khi thời gian trôi qua.
Chi phí hệ thống POS cafe
Một khoản phí khác cần xem xét là phí hỗ trợ hàng tháng, áp dụng cho cả hệ thống được cài đặt cục bộ và hệ thống dựa trên đám mây.
Ngoài việc hiểu loại tùy chọn cấp phép, bạn cũng nên biết sự khác biệt giữa chi phí cho các hệ thống POS của quán cafe được cài đặt cố định với hệ thống phần cứng và trên nền tảng đám mây. Phần mềm POS của quán cafe được cài đặt cục bộ thường sẽ có phí cấp phép một lần, trong khi các hệ thống dựa trên đám mây không có quy định thường tính phí cấp phép.
Một khoản phí khác cần xem xét là phí hỗ trợ hàng tháng, áp dụng cho cả hệ thống được cài đặt cục bộ và hệ thống dựa trên đám mây. Giá cả hệ thống POS của quán cafe sẽ khác nhau, do đó, điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và xác định tùy chọn nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.
Chi phí hệ thống quản lý quán cafe bổ sung.
Có một yếu tố khác cần xem xét khi xác định phần mềm quản lý quán cafe nào bạn muốn mua đo chính là chi phí bổ sung. Trong trường hợp này, bạn có thể xem xét thêm vào các phần mềm tích hợp thêm của bên thứ ba, chẳng hạn như:
Công cụ tiếp thị
Một số hệ thống quản lý quán cafe có các công cụ tiếp thị tích hợp, chẳng hạn như các chương trình khách hàng thân thiết, nhưng bạn có thể quyết định bạn muốn sử dụng tích hợp phần mềm với bên thứ ba để cung cấp nhiều công cụ và dễ dàng vận hành hơn. Tất nhiên, điều này sẽ thêm vào chi phí thiết lập phần mềm của bạn.
Một số hệ thống quản lý quán cafe có các công cụ tiếp thị tích hợp, chẳng hạn như các chương trình khách hàng thân thiết
Kiểm soát hàng tồn kho
Không phải tất cả các phần mềm quản lý quán cafe đều có kiểm soát lưu trữ kho. Với những phần mềm không được tích hợp, điều này cũng có nghĩa là bạn có thể yêu cầu tích hợp bên thứ ba. Đây là lý do tại sao việc tìm kiếm các hệ thống quản lý cho phép tích hợp dễ dàng với các công cụ khác là điều quan trọng mà bạn nên xem xét.
Chi phí thiết lập và đào tạo
Khi xác định những gì bạn cần từ một hệ thống phần mềm quản lý quán cafe, hãy xem chính tại quán cafe của bạn. Quy mô kinh doanh lớn như thế nào? Bạn chỉ mới bắt đầu, hoặc quán cafe đã được thành lập trong nhiều năm? Việc mua phần mềm toàn diện có thể là một khoản đầu tư đáng kể, vì bạn cần phải trả tiền cho việc cài đặt, thiết lập và đào tạo.
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe, thì chúng tôi khuyên bạn nên mua một hệ thống có thể mở rộng phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng của bạn, thay vì một hệ thống mở rộng ngay từ khi công việc kinh doanh chỉ mới bắt đầu. Bằng cách này, nếu bạn không kết thúc việc mở rộng chính xác như bạn đã lên kế hoạch, công việc kinh doanh của bạn sẽ bị ảnh hưởng đáng kể bởi những khoản chi phí khổng lồ bạn đã đầu tư vào các phần mềm.
Khi xác định những gì bạn cần từ một hệ thống phần mềm quản lý quán cafe, hãy xem chính tại quán cafe của bạn.
Khi xem xét và so sánh chi phí của các hệ thống phần mềm quản lý quán cafe, điều quan trọng là phải hướng nội trong khi bạn mở rộng nghiên cứu của mình. Nếu bạn chỉ đơn giản là chọn hệ thống toàn diện nhất, bạn sẽ gặp rủi ro khi có quá nhiều chi phí mà bạn không kiểm soát được. Hãy xem những gì bạn thực sự cần cho quy mô cũng như công việc kinh doanh quán cafe của bạn, và điều chỉnh các lựa chọn của bạn sao cho phù hợp nhất.
